Los ames o los odies, las reuniones son una piedra angular del mundo empresarial. Todos los días, celebramos reuniones de personal, reuniones de presentación y reuniones de proyectos, todo con la esperanza de encontrar las soluciones y los acuerdos que necesitamos para seguir haciendo crecer nuestro negocio.
Pero ya sea que estemos sentados en una sala de conferencias alrededor de una elegante mesa pulida o llamando desde nuestra oficina en casa, todos hemos asistido a reuniones que se sintieron como una gran pérdida de tiempo (muro de pago de WSJ). No hay nada como ver pasar las horas irremediablemente mientras los demás participantes de la reunión luchan por encontrar la hoja de cálculo adecuada para compartir, hablar sobre información que no tiene nada que ver con su objetivo o repetir debates agotadores que nunca se resuelven. Mientras tanto, tienes un montón de trabajo legítimo que pide atención.
Consejos para reuniones más productivas
Las reuniones nunca desaparecerán. Pero con algunos trucos simples, puede hacer que sus reuniones sean más productivas mientras libera un tiempo valioso para todos los involucrados:
Redacte políticas de reuniones internas e instruya a su personal sobre ellas. Solicite que el moderador de la reunión hable solo durante el 25% de la reunión y que todos los participantes contribuyan, sin que ninguna persona domine o se retire por completo. Todas las aportaciones deben ser concisas y relevantes, y el moderador debe cortar las tangentes y las conversaciones serpenteantes. Lo más importante es que cada reunión debe tener un resultado.
Asegúrese de que las personas adecuadas, y SÓLO las personas adecuadas, estén invitadas a asistir. Demasiados propietarios de reuniones invitan a todas las personas vinculadas periféricamente a un proyecto cuando muchas de ellas no son necesarias para generar una lluvia de ideas sobre un plan de marketing o desarrollar una línea de tiempo de lanzamiento.
Tenga siempre una agenda escrita y sea realista sobre lo que puede lograr en una reunión. Si ha programado una reunión de una hora, no enumere todos los problemas que se le ocurran. La mayoría de ellos no se abordarán, lo que crea una sensación de inutilidad. Enumere solo los puntos principales de su agenda e intente resolver los asuntos menores uno a uno.
Para reuniones de todo el día o de varios días, asigne un verificador de hechos que rastree las respuestas en tiempo real a las preguntas que surjan durante la discusión. Ser capaz de resolver esas preguntas durante la reunión elimina los elementos de acción de seguimiento y avanza la conversación mientras todos están presentes.
Programe una sesión de preguntas y respuestas o una "barra lateral" al final de todas las reuniones. Esto asegura que la discusión se mantenga en el camino mientras permite que las personas expresen cualquier pensamiento relacionado que surgió durante la reunión.
Haga un seguimiento incluso de las reuniones menores con un resumen y una lista de elementos de acción, incluidos los nombres de las personas responsables y las fechas de vencimiento. Luego haga un seguimiento de los elementos de acción.
Programe el tiempo de inactividad entre reuniones, de modo que tenga unos minutos para revisar su correo de voz y recargar. Es difícil mantenerse atento y comprometido cuando las reuniones consecutivas se confunden entre sí sin interrupción.
Pídale a su personal que siga la etiqueta de las reuniones virtuales . Reunirse de forma remota puede facilitar la programación y eliminar los gastos de viaje, pero comunicarse claramente requiere ciertas habilidades. Pida que todos los participantes se presenten al comienzo de cada reunión y que cada orador se identifique al hablar.
También asegúrese de que su personal comprenda cómo utilizar la tecnología de conferencias web . Dado el video y las herramientas de reuniones en línea disponibles en la actualidad, no hay razón para buscar a tientas las conferencias telefónicas en las que todos tienen que hojear los informes por su cuenta. Y demasiadas reuniones pierden tiempo tratando de resolver problemas técnicos.
Por último, considere programar un día de "no reunión" cada semana. Rara vez es productivo sumergirse en proyectos en los incrementos de 30 minutos entre reuniones; Por lo general, las ruedas están empezando a girar en su cabeza cuando llega el momento de apagar su computadora portátil y seguir adelante. Pero designar un día entero como sin reuniones puede permitir que todos se sumerjan en el trabajo durante horas ininterrumpidas. Por el contrario, si tiene teletrabajadores, considere la posibilidad de designar un "día de reunión de oficina" en el que todos vengan a reunirse cara a cara.
En última instancia, la clave tanto para las reuniones productivas como para el tiempo de trabajo productivo es el respeto. Al respetar el tiempo y las aportaciones de sus socios, personal, clientes y clientes, llevará a cabo reuniones eficientes que ofrecerán resultados de gran valor, al tiempo que liberará más tiempo para otras actividades.
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